제조업 (대기업 협력사)
중소 제조사 대표 · 영업관리팀장 (10~30인)
발주·품질·납기는 이메일에 남습니다.
그 기록이 회사의 대응 근거가 됩니다
발주처와의 발주·품질·납기 소통이 담당자 메일에 흩어지면, 클레임이 터졌을 때 “언제 뭐로 합의했는지”를 찾느라 시간을 씁니다. CC 하나로 대응 근거를 회사가 쥐게 하세요.
이런 적, 없으세요?
- 발주처가 납기 지연·품질 이슈를 제기하는데, 우리가 언제 뭘 합의했는지 메일을 한참 뒤져야 안다.
- 영업관리 담당자가 병가·퇴사하면 진행 중이던 발주·클레임 건을 아무도 이어받지 못한다.
- 이번 달 신규 발주·진행 견적·클레임 건을 대표에게 보고하려면 담당자가 일일이 취합해야 한다.
- 발주서·사양서·품질 성적서 PDF가 메일 첨부로만 있어, 나중에 근거로 쓰려면 못 찾는다.
- 여러 발주처의 요구가 뒤섞여, 어느 건이 회신을 기다리고 있는지 놓친다.
findGIL은 이렇게 맞춰 들어갑니다
- 1
발주처와 오가는 발주·품질·납기 메일에 회사 수신 주소를 CC로 넣으면, 담당자와 무관하게 회사에 쌓입니다.
- 2
첨부된 발주서(PO)·사양서·도면·품질 성적서 PDF까지 읽어, 발주처·프로젝트별로 정리합니다.
- 3
납기 합의·클레임 경위가 언급된 메일을 시간 흐름으로 묶어, 대응이 필요할 때 근거를 즉시 꺼냅니다.
- 4
담당자가 자리를 비워도, 발주처명만 물어보면 진행 상황과 미결 사항이 바로 나옵니다.
본문만이 아니라, 첨부 문서까지 읽습니다
이 업종에서 진짜 일감은 첨부에 있습니다. findGIL은 파일 속 내용까지 읽어 검색·요약합니다.
발주서(PO) · 단가표
수량·단가·납기 조건을 발주건별 이력으로 정리
사양서 · 도면 · 4M 변경
기술 문서 왕래를 프로젝트별로 묶어 추적
품질 성적서 · 클레임(8D)
품질 소통을 시간순으로 보관해 대응 근거 확보
납기 회신 · 검수 결과
언제 무엇을 합의했는지 근거를 즉시 조회
실제 장면
이렇게 물어보고, 이렇게 답을 받습니다
아래는 제조업 (대기업 협력사) 대표·팀장이 실제로 마주하는 순간과, 그때 던지는 질문입니다.
대표로서
발주처에서 납기 지연 이슈를 제기했다. 우리가 언제 어떤 내용을 주고받았는지, 합의된 납기가 언제였는지 정확히 파악해야 대응이 가능하다.
현대부품과 이번 프로젝트 납기 관련해서 주고받은 메일 전부 정리해줘. 납기 합의가 언제 어떻게 결정됐는지 흐름으로 보여줘.
3/12 최초 발주 — 납기 5/20 명시(PO 첨부)
4/28 사양 변경 요청 → 납기 6/3로 연장 합의(메일 회신 근거 있음)
5/30 발주처 “납기 지연” 클레임 — 실제 합의 납기는 6/3, 근거 첨부 확인
클레임 대응 근거 즉시 확보
팀장으로서
이번 달 신규 발주, 견적 제출 후 결과 대기, 클레임 진행 건을 한 번에 정리해 대표에게 보고해야 한다.
이번 달 발주처별 이메일 활동 요약해줘. 신규 발주, 진행 중 견적, 클레임 건으로 나눠서 정리해줘.
신규발주 4건 — 현대부품·세아·대원 외
견적대기 3건 — 제출 후 결과 미회신(가장 오래된 건 11일)
클레임 1건 진행 중 — 품질 성적서 재제출 요청
보고서 작성 시간 단축
대표로서
발주처 담당자가 연락해왔는데 우리 담당 직원이 장기 병가 중이다. 무엇을 논의 중이었는지 아무것도 모른다.
삼성전기 부품팀이랑 요즘 어떤 내용 얘기하고 있었어? 미결이나 회신 필요한 건 뭐야?
진행 신규 부품 초도품 승인 절차 — 승인 대기
회신필요 4M 변경 승인서 회신 요청(5일 경과)
예정 다음 주 정기 품질 미팅 일정 조율 중
공백 없이 발주처 관계 유지
* 답변 예시는 이해를 돕기 위한 화면 구성이며, 실제 답변은 회사 메일 데이터에 근거해 출처와 함께 제공됩니다.
매일 아침, 이런 브리핑을 받습니다
직원 출근을 기다리지 않아도, 어디에 불이 붙었는지 먼저 압니다.
- 회신 지연 4M 변경 승인서 1건 — 삼성전기, 5일 경과
- 신규발주 어제 접수 PO 2건 — 현대부품·대원
- 클레임 진행 1건 — 품질 성적서 재제출 요청
- 견적대기 제출 후 무회신 3건 — 팔로업 검토
무엇이 달라지나요
도입에 필요한 건, CC 하나입니다
수신 주소를 CC에 넣기만 하면 끝
가입하면 회사 전용 수신 주소(예: [email protected])가 발급됩니다. 팀원이 업무 메일을 주고받을 때 이 주소를 CC(참조)에 넣으면, 모든 메일이 자동으로 회사에 수집됩니다. 설치도, 새 프로그램도, 교육도 없습니다.
어젯밤 사이 무슨 일이 있었는지 한 통으로
매일 아침, 팀 전체 메일에서 회신이 필요한 건·기한이 임박한 건·새로 생긴 이슈를 AI가 정리해 한 통의 메일로 보내드립니다. 직원 출근을 기다리지 않아도, 어디에 불이 붙었는지 먼저 압니다.
보고받지 말고, 그냥 물어보세요
“이번 주 그 거래처랑 어떻게 됐어?” 한 줄이면 AI가 팀 전체 메일과 첨부 문서를 뒤져, 출처와 함께 답합니다. 사람을 붙잡고 물어볼 필요가 없습니다.
진지해지면, 손도 대지 않게
Google Workspace·회사 메일 관리자라면 라우팅 규칙 한 번으로 외부 업무 메일을 전부 자동 수집할 수 있습니다. 직원이 CC를 깜빡해도, 회사 기록은 빠지지 않습니다.
자주 묻는 질문
발주서 PDF의 납기·단가도 찾아주나요?
네. 첨부된 발주서(PO)·사양서·성적서의 핵심 내용까지 읽어 발주처·프로젝트별로 정리합니다. “그 발주 납기 언제로 합의했지”처럼 물어보면 근거 메일·문서와 함께 답합니다.
대기업 협력사 포털로 오는 건도 되나요?
포털 알림·확인 메일이 이메일로 수신되는 경우, 그 메일을 CC/BCC로 수집하면 이력에 함께 쌓입니다. 포털 자체 연동이 아니라 이메일 흐름을 기록으로 남기는 방식입니다.
클레임이 터졌을 때 실제로 도움이 되나요?
합의 시점·조건이 어느 메일에서 언제 정해졌는지를 시간 흐름과 근거로 보여줘, “언제 뭐로 합의했는지”를 다투는 상황에서 대응 근거를 빠르게 확보할 수 있습니다.
““언제 그렇게 합의했죠?”에 대한 답은 이메일에 있습니다. 회사가 그 답을 쥐고 있어야 합니다.”
지금 이메일을 연결하고, AI 직원을 들이세요
신용카드 없이, 무료 100건으로 시작하세요. 연결은 1분이면 충분하고, 나머지는 findGIL이 알아서 합니다.