세무·회계·노무 사무소
세무사 · 회계사 · 노무사 / 사무장 (3~15인)
고객 자료는 사무소에 쌓여야지,
담당 직원 메일함에 잠기면 안 됩니다
세금계산서·증빙 요청과 회신이 담당자 개인 Gmail에 흩어지면, 그 직원이 나가는 순간 고객 히스토리도 함께 사라집니다. CC 하나로 사무소의 모든 고객 메일을 자산으로 남기세요.
이런 적, 없으세요?
- 담당 직원이 본인 개인 메일로 고객사 수십 곳과 소통해, 사무소는 무슨 자료가 오갔는지 모른다.
- 부가세·원천세 신고 마감이 코앞인데, 어느 고객사가 자료를 안 보냈는지 직원마다 따로 물어봐야 안다.
- 담당자가 퇴사하면 “이 고객 담당이 누구였지”, “작년에 뭐가 문제였지”가 통째로 공백이 된다.
- 고객사 대표가 직접 전화해 과거 신고 건을 물어보는데, 담당자가 자리에 없으면 아무도 답을 못 한다.
- 세금계산서·경비 증빙 PDF가 메일 첨부로만 있어, 나중에 찾으려면 메일함을 한참 뒤진다.
findGIL은 이렇게 맞춰 들어갑니다
- 1
고객사와 주고받는 기장·신고·자료요청 메일에 사무소 수신 주소를 CC로 넣으면, 담당자가 누구든 모든 소통이 사무소에 모입니다.
- 2
첨부된 세금계산서·계산서·경비 증빙·급여대장 PDF까지 읽어, 고객사·기간별로 찾아 쓸 수 있게 정리합니다.
- 3
신고 시즌에는 “자료 요청은 보냈는데 회신 없는 고객사”를 담당자별로 묶어 매일 아침 알려줍니다.
- 4
담당자가 바뀌거나 자리를 비워도, 고객사 이름만 물어보면 올해 오간 내용과 미결 사항이 바로 나옵니다.
본문만이 아니라, 첨부 문서까지 읽습니다
이 업종에서 진짜 일감은 첨부에 있습니다. findGIL은 파일 속 내용까지 읽어 검색·요약합니다.
세금계산서 · 계산서
첨부 PDF 속 공급가·세액·품목까지 읽어 고객사별로 정리
경비 증빙 · 영수증
적격증빙 여부 확인이 필요한 자료를 메일에서 바로 추적
급여대장 · 4대보험
노무 처리에 오간 급여·보험 자료를 사건처럼 이력으로 보관
신고서 · 조정 자료
홈택스 캡처·조정 근거 파일을 고객·연도별로 검색 가능하게
실제 장면
이렇게 물어보고, 이렇게 답을 받습니다
아래는 세무·회계·노무 사무소 대표·팀장이 실제로 마주하는 순간과, 그때 던지는 질문입니다.
세무사로서
마감이 다가오는데 고객사별 자료 제출 현황을 직원들에게 일일이 물어보지 않고 한눈에 보고 싶다. 놓친 곳이 있으면 지금 리마인드를 보내야 한다.
이번 부가세 신고 관련해서 자료 아직 안 보낸 고객사 어디야? 요청 메일 보냈는데 답장 없는 곳만 뽑아줘.
14일 초과 (주)미래산업, 한성상사(주), 두리물산 — 마감 임박, 즉시 재요청 권장
7~13일 태양개발(주), (주)신화전자
1~6일 대원무역, 성진기업(주)
담당자별로 리마인드 초안을 준비해드릴까요?
신고 시즌 누락을 마감 전에 차단
사무장으로서
담당 직원이 본인 Gmail로 고객사 30곳과 소통해왔다. 퇴사 후 고객사에서 연락이 와도 무슨 자료를 요청했는지, 진행 중인 건이 뭔지 알 수 없다.
이대리가 담당하던 (주)한성상사 올해 주고받은 내용 정리해줘. 미제출 자료나 처리 중인 사항 있으면 알려줘.
진행중 1분기 부가세 경정청구 — 근거 자료 보완 요청 후 회신 대기
미제출 3월 법인카드 사용내역 (2차 요청까지 발송됨)
완료 원천세 반기 신고 — 4월 처리 완료
인수인계 없이 고객 히스토리 복원
세무사로서
고객사 대표가 “작년 법인세 때 뭐가 문제였죠?”라고 전화로 물어본다. 담당 직원은 자리에 없는데 지금 바로 답해야 신뢰가 유지된다.
(주)미래산업 작년 법인세 신고 관련해서 오간 메일 요약해줘. 이슈 됐던 사항 있었어?
쟁점 접대비 한도 초과분 손금불산입 — 대표님과 두 차례 확인 후 반영
보완 감가상각 내용연수 조정 근거 자료 제출
결과 신고 완료, 추가 소명 요청 없음
담당자 없이도 즉시 응대
대표 세무사로서
직원을 다그치려는 게 아니라, 어느 고객사가 오래 방치됐는지·자료 독촉이 밀린 곳은 없는지 업무 관점에서 챙기고 싶다.
최근 한 달 동안 우리 쪽에서 회신을 못 한 고객 메일 있어? 오래 방치된 순서로 보여줘.
9일 대성물산 — 원천세 관련 질의 회신 대기
6일 한빛상사 — 4대보험 취득 신고 문의
4일 그린테크 — 세금계산서 수정 요청
방치된 고객 없이 응대 품질 유지
* 답변 예시는 이해를 돕기 위한 화면 구성이며, 실제 답변은 회사 메일 데이터에 근거해 출처와 함께 제공됩니다.
매일 아침, 이런 브리핑을 받습니다
직원 출근을 기다리지 않아도, 어디에 불이 붙었는지 먼저 압니다.
- 신고 임박 부가세 자료 미제출 3개사 — 미래산업·한성상사·두리물산 (마감 14일)
- 회신필요 고객 질의 4건 답변 대기 — 가장 오래된 건 9일 경과
- 신규 어제 접수된 자료 12건 — 세금계산서 9, 경비증빙 3
- 완료 원천세 반기 신고 6개사 처리 확인
무엇이 달라지나요
도입에 필요한 건, CC 하나입니다
수신 주소를 CC에 넣기만 하면 끝
가입하면 회사 전용 수신 주소(예: [email protected])가 발급됩니다. 팀원이 업무 메일을 주고받을 때 이 주소를 CC(참조)에 넣으면, 모든 메일이 자동으로 회사에 수집됩니다. 설치도, 새 프로그램도, 교육도 없습니다.
어젯밤 사이 무슨 일이 있었는지 한 통으로
매일 아침, 팀 전체 메일에서 회신이 필요한 건·기한이 임박한 건·새로 생긴 이슈를 AI가 정리해 한 통의 메일로 보내드립니다. 직원 출근을 기다리지 않아도, 어디에 불이 붙었는지 먼저 압니다.
보고받지 말고, 그냥 물어보세요
“이번 주 그 거래처랑 어떻게 됐어?” 한 줄이면 AI가 팀 전체 메일과 첨부 문서를 뒤져, 출처와 함께 답합니다. 사람을 붙잡고 물어볼 필요가 없습니다.
진지해지면, 손도 대지 않게
Google Workspace·회사 메일 관리자라면 라우팅 규칙 한 번으로 외부 업무 메일을 전부 자동 수집할 수 있습니다. 직원이 CC를 깜빡해도, 회사 기록은 빠지지 않습니다.
자주 묻는 질문
고객사가 자료를 개인 메일로 보내도 수집되나요?
담당 직원이 고객사와 주고받는 메일에 사무소 수신 주소를 CC로 넣으면, 어느 직원의 어떤 메일이든 사무소에 함께 쌓입니다. Google Workspace를 쓰신다면 관리자 라우팅 규칙으로 CC 없이 전부 자동 수집할 수도 있습니다.
세금계산서 같은 첨부 PDF 안의 내용도 찾을 수 있나요?
네. 첨부된 세금계산서·계산서·증빙 PDF의 내용까지 읽어 고객사·기간별로 검색되도록 정리합니다. “작년 3월 그 거래처 계산서”처럼 물어보면 근거 파일과 함께 찾아줍니다.
직원 감시용인가요?
아닙니다. findGIL은 사람의 실적을 채점하지 않고, 고객사·자료·기한 같은 업무를 중심으로 정리합니다. 브리핑도 “누가 못 했나”가 아니라 “무엇이 밀렸나”를 보여줍니다.
“고객과의 관계는 사무소의 자산입니다. 담당자가 바뀌어도, 그 자산은 남아야 합니다.”
지금 이메일을 연결하고, AI 직원을 들이세요
신용카드 없이, 무료 100건으로 시작하세요. 연결은 1분이면 충분하고, 나머지는 findGIL이 알아서 합니다.